Le règlement intérieur précise les statuts de l’Association Santiago Accueil dont l’objet est l’accueil et l’adaptation des Français et des francophones nouvellement arrivés à Santiago.
Le présent règlement intérieur est transmis à l’ensemble des membres ainsi qu’à chaque nouvel adhérent, qui accepte de s’y conformer en devenant membre.
Titre I – Membres
Article 1er - Composition
L’Association Santiago Accueil est composée des membres suivants :
Membres d’honneur
Membres adhérents
Article 2 - Cotisation
Les membres d’honneur ne paient pas de cotisation sauf s’ils décident de s’en acquitter de leur propre volonté ;
Les membres adhérents doivent s’acquitter d’une cotisation annuelle de 20.000 $CLP pour une personne et 40.000 $CLP pour une famille.
Le montant de la cotisation est fixé annuellement par le Conseil d’Administration lors de sa 1ère réunion après l’Assemblée générale ordinaire. Le versement de la cotisation annuelle doit être établi à l’ordre de l’Association Santiago Accueil. La cotisation est valable pour l’année scolaire en cours soit du 1er Mars (ou du jour de l’adhésion) au 31 décembre de l’année en cours.
Toute cotisation versée à l’Association est définitivement acquise. Un remboursement de cotisation en cours d’année ne peut être exigé en cas de démission, d’exclusion ou de décès d’un membre. Néanmoins, l’Association proposant ses activités de septembre à juin, les nouveaux adhérents à partir du mois de mai n’ayant pas profité d’activités avant cette date seront considérés membres actifs gratuitement de mai à août et leur cotisation sera valable pour l’année scolaire suivante. Ils ne pourront pas voter lors de la 1ère Assemblée générale ordinaire de mai ou juin.
Article 3 - Admission de nouveaux membres
L’Association Santiago Accueil a vocation à accueillir de nouveaux membres. Ceux-ci devront respecter la procédure d’admission suivante : saisie sur le site de leur fiche actualisée de renseignements qui intègre l’acceptation du présent règlement intérieur et l’autorisation de disposer par l’Association des photos prises pendant des manifestations.
Article 4 - Obligations des membres inscrits à une activité payante
Si un inscrit est dans l’impossibilité de se rendre à l’activité pour laquelle il a réservé une place, il doit prévenir au moins 48 heures à l’avance, si possible, afin de permettre à l’organisatrice de proposer la place à quelqu’un d’autre. Si personne n’est disponible pour le remplacer et que l’organisatrice a déjà avancé des fonds pour la préparation et l’organisation de l’activité le membre devra acquitter sa participation comme s’il avait été présent.
Article 5 - Obligations des membres inscrits à une activité
Pour toute activité, par courtoisie, il faut prévenir l’hôtesse si l’on souhaite venir accompagnée de jeunes enfants.
Article 6 - Services proposés par l’Association
Les petites annonces, si elles n’ont aucun caractère commercial ou professionnel sont gratuites pour les membres.
Titre II - Fonctionnement de l’association
Article 7 - Bureau
Le bureau est composé du (de la) Président(e), du (de la) Vice-Président(e), du (de la) trésorier(ère) et du (de la) secrétaire. Le bureau prépare les réunions du Conseil d’Administration dont il exécute les décisions et traite les affaires courantes dans leur esprit dans l’intervalle des réunions du Conseil d’Administration.
Article 8 - Assemblée générale ordinaire
L’Assemblée générale ordinaire se réunit une fois par an sur convocation du Conseil d’Administration. Seuls les membres actifs et à jour de leur cotisation à la date de sa tenue sont autorisés à participer. Ils sont convoqués suivant la procédure suivante : courriel au moins 15 (quinze) jours avant la tenue de l’Assemblée. Les membres qui ne peuvent être présents peuvent donner pouvoir à un membre actif, celui-ci ne peut pas avoir plus de 3 voix, dont la sienne. Le vote s’effectue à main levée.
Déroulement de l’Assemblée :
Le président (La présidente) soumet le rapport moral annuel et les évolutions éventuelles du règlement intérieur préparées par le bureau. Ces éléments doivent être approuvés à la majorité simple des membres présents ou représentés. Le règlement intérieur modifié est applicable à partir de la clôture de l’assemblée générale qui l’a approuvé. Le trésorier (la trésorière) présente les états financiers de l’exercice (dont le montant des cotisations), qui doivent être approuvés à la majorité simple des membres présents ou représentés.
A épuisement de l’ordre du jour, l’Assemblée générale procède au vote de remplacement des membres sortant du Conseil d’Administration.
Article 9 - Assemblée générale extraordinaire
Une Assemblée générale extraordinaire peut se réunir en cas de modification essentielle des statuts, de situation financière difficile. Tous les membres de l’Association sont convoqués par courriel 15 (quinze) jours avant la date fixée. Les membres qui ne peuvent être présents peuvent donner pouvoir à un membre actif, celui-ci ne peut pas avoir plus de 3 voix, dont la sienne. Le vote s’effectue à main levée.
Article 10 - Conseil d’administration
Le conseil est composé de neuf administrateurs élus individuellement pour deux ans lors de l’assemblée générale annuelle. Leur mandat est renouvelable.
Le dépôt des candidatures doit être fait auprès du (de la) Secrétaire Général(e) au maximum 15 jours avant l’assemblée générale annuelle. Une candidature peut être acceptée le jour de l’assemblée générale annuelle uniquement si elle est appuyée par la signature de 10 membres adhérents.
Si plus de neuf candidats se présentent, les neuf candidats élus seront ceux qui obtiendront individuellement le plus de voix auprès des membres adhérents présents à l’assemblée générale annuelle.
Le bureau et les responsables des comités sont élus lors du premier conseil d’administration par les administrateurs. Le Conseil d’Administration doit se réunir au minimum tous les deux mois.
Santiago, janvier 2023
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